ChatGPTのような生成AIが話題になっていても、「自分の仕事でどう使えばいいのか分からない」「プログラミングができないと関係ない話だと思っている」という方は多いのではないでしょうか。
実は生成AIは、コードが1行も書けなくても、日々のメールや資料作成といった地味な作業を楽にしてくれます。この記事では、非エンジニアの方でも今日から試せる業務効率化の活用法を5つ、実際のプロンプト例つきで紹介します。
Excelマクロ（VBA）を使った自動化に興味がある方は、Excel VBAで見積書・請求書の作成を自動化する方法やChatGPTにVBAコードを書かせて業務を自動化する方法もあわせてご覧ください。
生成AIに任せるときの共通のコツ
5つの活用法を紹介する前に、どの活用法にも共通する指示の出し方のコツを押さえておきます。次の3ステップを意識すると、欲しい答えに早くたどり着けます。
- 目的・場面を伝える（例：「取引先への納期変更のお詫びメールを書きたい」）
- 材料（元になる文章・情報）を渡す（例：伝えたい内容の箇条書き、元になる長文資料など）
- 欲しい形式を指定する（例：「丁寧な敬語で」「箇条書きで3行に」「上司に見せる想定で」）
一度の指示で完璧な答えが返ってこなくても問題ありません。出てきた案に対して「もう少し柔らかい言い方に」「もっと短く」のように追加で指示を重ねれば、少しずつ欲しい形に近づけられます。
活用法1：メール・返信文の下書き
取引先への連絡や、依頼メールへの返信は、言葉選びに気を遣う分だけ時間がかかりがちです。伝えたい内容の要点だけ箇条書きで渡せば、体裁の整った文面に仕上げてもらえます。
プロンプト例
取引先へのお詫びメールを作成してください。
状況：
・発注いただいた商品の納期が、当初予定の来週から10日ほど遅れる見込み
・原因は部材メーカー側の出荷遅延
・代替案として、一部だけ先行して分割納品することは可能
・文面は丁寧な敬語で、担当者名は「〇〇様」というプレースホルダーのままにしてほしいこのように「状況」「原因」「代わりに提案できること」を箇条書きで渡すと、要点を落とさずに敬語へ変換した文面が返ってきます。件名案まで一緒に出してもらうこともできます。
実際に返ってきた文面（抜粋）
上のプロンプトをそのままChatGPT（ログインなしの無料版）に送ったときの回答です。
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
このたびご発注いただいております商品の納期につきまして、ご連絡申し上げます。
当初、来週の納品を予定しておりましたが、部材メーカー側での出荷に遅延が発生しており、納品が予定より10日ほど遅れる見込みとなっております。
ご予定いただいているところ、このようなご案内となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
なお、商品の一部につきましては、先行して分割納品することも可能でございます。
ご都合に合わせて対応させていただきたく存じますので、分割納品をご希望の場合は、お手数ですがお申し付けください。
このたびは納期の遅延により、ご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。
今後、納期の確定および出荷状況について確認を進め、できる限り早くお届けできるよう努めてまいります。
何卒ご理解賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。「状況」で渡した4点はすべて盛り込まれ、頼んでいない件名案まで付いてきました。一方で「商品によっては」「引き続きメーカーと調整を進めております」の2か所は、こちらが伝えていない内容が補われています。事実と違えば送る前に削る必要があり、後述の「生成された内容を鵜呑みにしない」はまさにこの部分です。
活用法2：見積書・報告書などビジネス文書の文面下書き
見積書や報告書は、数字や表組みの部分と、それに添える挨拶文・説明文の部分に分かれます。数字の計算やフォーマットへの転記はExcel VBAで見積書・請求書の作成を自動化する方法で解説しているVBAに任せ、送付時に添える文面はChatGPTに下書きしてもらう、という役割分担がおすすめです。
プロンプト例
見積書を送付するときに添えるメール文面を考えてください。
内容：
・案件名「オフィス什器一式の入替」の見積書を添付する
・有効期限は発行日から1か月
・不明点があれば遠慮なく問い合わせてほしい旨を添える
・宛先は法人の担当者、文面は丁寧な敬語で見積書自体はVBAでフォーマットに数字を流し込んで作成し、送付メールの文面はChatGPTで整える、という組み合わせにすると、どちらも自分で1から作る手間を省けます。
活用法3：文章・資料の校正・レビュー
自分で書いた文章は、誤字脱字はもちろん、読み返しても「分かりにくい表現」に気づきにくいものです。生成AIに校正・レビューを頼むと、第三者目線でのチェックが手軽に得られます。
プロンプト例
以下の文章を校正してください。
チェックしてほしい観点：
・誤字脱字
・分かりにくい言い回し、回りくどい表現
・敬語の使い方が統一されているか
・箇条書きにできそうな部分があれば提案してほしい
---
（ここにチェックしたい文章を貼り付ける）
---指摘してほしい観点を先に伝えておくと、「誤字脱字はないが、この一文は長いので2文に分けると読みやすい」のように、具体的な改善案まで返してもらえます。
活用法4：長い会議メモ・資料の要約
会議の議事録や長い資料は、後から読み返すのに時間がかかります。要点だけを箇条書きでまとめてもらえば、確認の手間を大きく減らせます。
プロンプト例
以下の会議メモを要約してください。
出力してほしい形式：
・決定事項を箇条書きで3つ以内
・持ち帰り課題（誰がいつまでに何をするか）を箇条書きで
・全体を3行程度で要点だけまとめた冒頭サマリーも付けてほしい
---
（ここに会議メモ・資料の本文を貼り付ける）
---「決定事項」「持ち帰り課題」のように欲しい項目をあらかじめ指定しておくと、読み飛ばしなく必要な情報だけを抜き出してもらえます。
活用法5：Excelマクロ作成の相談
「メールや文章の下書きは分かったけど、繰り返し作業そのものを自動化したい」という場合は、ChatGPTにVBAマクロのコードを書いてもらう方法もあります。コードを自分で書けなくても、日本語で「やりたいこと」を伝えるだけでマクロの土台を作ってもらえます。
具体的な指示の出し方やエラーが出たときの直し方は、ChatGPTにVBAコードを書かせて業務を自動化する方法で詳しく解説しています。
使うときの注意点
- 実在の取引先名・個人情報・社外秘情報をそのまま貼り付けない：プロンプトに元の文章や資料を貼り付ける際は、実在の会社名・氏名・金額などが含まれていないか確認し、必要であれば架空の名称に置き換えてから伝えましょう（社内の情報取り扱いルールも確認してください）
- 生成された内容を鵜呑みにしない：特に数字や固有名詞、事実関係は生成AIが誤って書き換えてしまうことがあるため、送付・提出の前に必ず自分の目で確認しましょう
- あくまで「下書き・たたき台」として使う：生成された文面をそのまま使うのではなく、自分の言葉に調整したり、相手との関係性に合わせて手直ししたりする前提で活用しましょう
まとめ
今回紹介した5つの活用法は、どれも「材料を渡して、欲しい形に整形してもらう」という共通のパターンです。プログラミングの知識がなくても、目的・材料・欲しい形式の3つを意識して伝えるだけで、日々の業務のちょっとした手間を減らせます。
さらに一歩進んで繰り返し作業そのものを自動化したい方は、Excel VBAで見積書・請求書の作成を自動化する方法やChatGPTにVBAコードを書かせて業務を自動化する方法もあわせてご覧ください。VBAとPythonのどちらを学ぶべきか迷ったらVBAとPython、業務自動化にはどちらを学ぶべきか比較も参考にしてください。